DocuWare GmbH

DocuWare mit Hauptsitz in Deutschland (Germering) und den USA bietet Lösungen für Dokumentenmanagement und Workflow-Automation in der Cloud. DocuWare unterstützt heute 15.000 Kunden in über 100 Ländern dabei, ihre Arbeit durch Digitalisierung, Automatisierung und Transformation von Schlüsselprozessen zu vereinfachen.

Use-Case

Das DocuWare-Modul Intelligent Indexing liefert sehr gute Ergebnisse beim Auslesen von Schlüsselinformationen aus strukturierten Dokumenten wie Rechnungen. Problematisch ist jedoch die Extraktion von Schlüsselinformationen aus unstrukturierten Dokumenten wie Verträgen oder E-Mails, da sich die Informationen hier häufig an verschiedenen Stellen im Fließtext befinden. Mithilfe Künstlicher Intelligenz werden vorher festgelegte Schlüsselinformationen wie Absender-, Empfänger- und Organisationsinformationen oder Anschriften zuverlässig aus Dokumenten vom Typ E-Mail ausgelesen – mit einer Genauigkeit von über 75 %.

Learnings

Im Programm gewann DocuWare einen Einblick, mit welchen typischen Herausforderungen sie in ihrer Branche konfrontiert sind und entwickelte Strategien, um Themen wie Compliance frühzeitig abzuklären. Zudem sammelte DocuWare wertvolle Erfahrungen, um die am besten geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten in Bewerbungsgesprächen zu identifizieren. Auf technischer Ebene ist vor allem der umfangreiche Wissensaufbau in den Bereichen Natural Language Processing (NLP) und Machine Learning Operations (MLOps) hervorzuheben. DocuWare lernte, die eigenen Datensätze hinsichtlich ihrer Qualität zu prüfen und sie bestmöglich aufzubereiten, um anschließend geeignete KI-Algorithmen damit zu trainieren. Im Zuge dessen erarbeitete DocuWare auch neue Methoden, um die fertigen Modelle über den gesamten KI-Lebenszyklus hinweg zu organisieren.

Impact

Der im Projekt entwickelte KI-Prototyp soll noch im Laufe dieses Jahres mit dem Kernprodukt veröffentlicht werden. DocuWare entwickelte daneben auch eine eigene KI-Vision und integrierte diese fest in die 5-Jahres-Strategie des Unternehmens. Um Künstliche Intelligenz nachhaltig im Unternehmen zu verankern, baute DocuWare während des Programms auch ein eigenes KI-Team auf, welches aktuell noch weiter ausgebaut wird. Nach eigenen Angaben konnte DocuWare den Abstand zum heutigen Stand der Technik durch die Teilnahme am Programm deutlich verringern. Bezüglich ihres Reifegrades würde sich DocuWare deshalb heute als aktiver Anwender von Künstlicher Intelligenz einstufen.